手帳&ノート構成 ==メルマガ連動==

メルマガと連動した内容です。
今回は、「手帳&ノート構成」について書きます。

「手帳&ノート構成」という言葉は、「和田哲哉」氏著の「文房具を楽しく使う[ノート・手帳篇]」に出てくる言葉で、「個人が使う手帳やノートの組み合わせ」を意味しています。

通常、殆どの方々が手帳（ダイアリー）を一冊は持っていらっしゃると思います（もしくはPDA）。この手帳一冊ですべてが完結すればいいのですが、新しい仕事に着手したり、メモを残しておいたり、ということがおこると、「ノートに記入しよう」と思うことがあります。また、ToDoなどを別のブロックメモに書かなければという必要性が出てくるかもしれません。すべてを一冊で賄おうとするのが「システム手帳」であり、PDAであるので、これらが一つあれば他のノートは不要であると思われるかもしれませんが、すべてのシーンでこれらも万能ではないので、他のツールも組み合わせながら使われている方々が多いようです。

今の人々の生活シーンにおいては、手帳やノートだけでなく、例えばパソコンや携帯電話だったりと様々なツールとの組み合わせ、関わりがあるので、これらも含めての「つながり」を「手帳&ノート構成」と定義しているようです。

その「手帳&ノート構成」ですが、私の場合にはまず中心に「クオバディス」の「エグゼクティブ」があります。スケジュールに関してはほぼこの一冊に任せています。但し、長期的な時間の流れを見るのを補完するものとして、マンスリータイプのスケジュール帳も併せて使っています。「エグゼクティブ」にはスケジュールだけでなく、重要なToDoや、覚え書き、ちょっとした日記のようなものも書き込んでいます。重要なことは赤、仕事関係は青、プライベートなことは緑、と色を使い分けながらBICの4色ボールペンを使って書いています。スケジュールの確定していない予定についてはポストイットに書き出して、予想される日の所に貼っておきます。決まったら「エグゼクティブ」に書き込んでそのポストイットは破棄しています。

また、この「エグゼクティブ」にはポストイットに書いたToDoを表紙のカバーをめくった1ページ目に貼っています。これは、その日のToDoではなく、長期的なToDo、もしくは抽象的なToDoのみを貼るようにしています。そして、それを毎日眺めることによって、頭の中でこのToDoを完遂する為にどうすればいいかをシュミレーションし、長期的なプランを頭の中にイメージしたり、具体的なToDoに落とし込んでいったりしています。

その日にやるべき ToDoや具体的なToDoについては「ロディア」もしくは「エトランジェ　ディ　コスタリカ」のブロックメモに別途書き出して、終わったらチェックマークを入れるようにしています。またこれらのブロックメモは備忘録や、外出先でのメモとしても活用しています。

アドレスについては、「エグゼクティブ」のアドレス帳や携帯のアドレス帳は使っていません。書き込むアドレス帳は人事異動がある度に書き換えていかなければならないのが不便ですし、携帯のアドレス帳は打ち込むこと自体が面倒くさいからです。その代わり、エクセルを使いデータファイルとして住所録を作っています。これであれば、入力自体もそれ程苦になりませんし、更新も楽です。それをプリントアウトして「エグゼクティブ」に挟み込んで使っています。

その他に、仕事関係の記録や打ち合わせ用に「A5サイズのリングノート」を使い、プライベート用の記録や、このメールマガジンのネタや下書き用として「ロルバーンのリングノート（大）」を使っています。

これらだけでも、「エグゼクティブ」、「マンスリータイプのスケジュール帳」、「ブロックメモ」、「エクセルファイルのアドレス帳」、「A5リングノート」、「ロルバーンのリングノート」と6つの「手帳&ノート構成」が出来上がりました。これらが私の中での大きな「手帳&ノート構成」で、これら以外にも、読みたい本をリストアップした小さなリングノートや、読んだ本の内容や感想を書く為のB5サイズノートや、仕事での会議や打ち合わせの時の説明や記録に使う為のA4サイズレポート用紙、ファイリングする為のA4サイズバインダーなどがあります。

このように、「手帳&ノート構成」はどんどん広がりつつあり、この広がりをどのように使っていくかを考えるのはとても楽しいことです。但し、闇雲に広げていくと収拾がつかなくなってしまうので、基本の構成はしっかりと確保しておくことが大切だと思います。