Amazonで予約注文していた、Life Hacks PRESS vol.2が着きました。
vol.1でLife Hacksというものはどういうものかを知り、興味を持つきっかけになったので、このvol.2も楽しみにしておりました。
今回のvol.2はLife Hacksとは？Life Hacksに取り組む自分の意識、みたいなところに重点が置かれているような気がしました。
Life Hacksへの取り組みはいろいろな人が悩み続けているのだなぁと思いました。自分もそうですし、未だにLife Hacskとは何なんかがよく分かっていませんでした。この本を読んで少し分かったような気がします。
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最近、「PoIC」を始めました。
「PoIC」とは、自分の内外の情報をすべて情報カードに書き、再利用に役立てようとするものです。
詳しくはメインページ - PoICのマニュアルがあります。
ただし、GTDについてはカードが非常に多くなってしまうので、checkpad.jpで管理しています。
でも、なかなかカードを書く時間がないので、カードが溜まっていきません・・・。
Life Hacksのツールをして時々取り上げられるものに、「PocketMod: The Free Disposable Personal Organizer」というのがあります。
これは自分の好きなテンプレートをA4用紙に8ページ分印刷して、それを冊子風に折り畳むことにより、A7サイズのカスタマイズされたノートを作ることができるものです。
手軽に作れるオリジナルノートなので以前から興味があったのですが、このPocket ModにRemember The Milkのタスクを反映させるMy PocketModsというサイトを見付けました。
早速、試してみようと思い、半日格闘したのですが、うまく反映されませんでした。
「rtm.swf」を落として、「mods.xml」に加筆したのですが、エラーが出てしまいました。
う〜ん、あと少しだとは思うのですが・・・。
どなたか成功している方はいらっしゃいませんでしょうか？
先日購入した、無印の無印の布クロスハードカバーノート・小ですが、なかなか使いやすいです。
とはいっても、完全にモールスキンのパクリなので、なんか微妙な感覚ですが・・・。
仕事中に起こる、いろいろなメモをこのノートに書き込んでいます。
ということは、これはGTDでいうところの「In-Box」にあたるのではないか・・・。
ならばうまくHipsterPDAと組み合わせることができるのではないか・・・。
と思い、このノートの表紙の裏に情報カードをクリップで留めてみました。ノートの「In-Box」の内容を、留めてある情報カードに「Action」「Waiting For」「Project」「Someday/Maybe」の項目ごとに分けて書いていきます。実際には「Action」と「Waiting For」は「ToDo」として統一の項目にしていますが。
これがなかなか使いやすいです。
しばらくこれで様子をみようと思っています。
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今は「HipsterPDA」を使っているのですが、カードを頻繁に捲らなくてはいけない手間がかかってしまうのが不満点でした。あと、HipsterPDAに書く事自体が目的になってしまって、肝心のその業務をこなすということが先送りになってしまっている部分があり、もっと簡単にタスクを管理出来るツールがないかと思っていたところでした。
本当はGmailで管理するという方法を使いたかったのですが、私の働いている会社では「ノーツ」しか使えなく、Gmailのようなフリーメールにはアクセスが出来ないので使えないのです。
本にも紹介されている通り、「Remember The Milk」はかなりの高機能で、管理ツールとしてはほぼ完璧ではないかと思いました。また、Googleカレンダーにもタスクを表示出来る事が出来ます。印刷機能もしっかりとしていて、素晴らしいツールです。
しばらくは「Remember The Milk」を使っていこうと思います。
「Remember The Milk」の使い方は次のサイトを見て頂ければ、ほぼお分かりになれると思います。
無料タスク管理サービス「Remember The Milk」日本語版の使い方 - GIGAZINE
Business Mobile - モバイルビジネス - モバイルTPO検索術 第2回 話題の「GTD」で頭も心もスッキリさせよう
clmemo@aka: Remember the Milk
D*I*Y PlannerのHipster PDA Editionのテンプレートを印刷するのに、「4-Up Version」でA4サイズの用紙にプリントし、それをカットして使っていました。でも、4-Up Versionで印刷してカットすると、どうしても用紙のサイズが不揃いになってしまい、Hipster PDAとして綴じた時に凸凹してしまいます。これがイヤだったので、どうしても1-Up Versionで情報カードに印刷したいと思っていました。
何故「4-Up Version」を使っていたかというと、それは私のプリンター「EPSON PM-780C」では情報カードの5×3サイズが用紙サイズに設定されていなかったからです。「EPSON PM-780C」は結構前のモデルであり、しかも廉価版プリンターだったので、用紙サイズの設定がそれほど多くないようです。
自分で用紙サイズをカスタマイズして、設定しようと試みましたが、このPM-780Cにはあらかじめ設定されている以外の用紙設定はユーザー側では設定することが出来ないらしく、プリンターをパソコンで設定するとカスタマイズサイズが選択出来なくなってしまいます。しかも用紙を留めておくストッパーも情報カードのサイズに至るまで狭まりません。
なんとかして印刷出来ないかと思い、用紙サイズが一番近いサイズを探してみると、「L判」というサイズがありました。縦12.7センチ、横8.9センチということで、縦7.5センチ、横12.5センチの5×3インチサイズに近いです。少し横のサイズを小さくすればいいということで、この「L判」のサイズのちょうど真ん中に情報カードをセットすればうまくいくのではないかと思いました。
縦サイズは2ミリの差なので特に問題なさそうです。あとは横。ちょうど真ん中には目測でセットしてもいいのですが、ストッパーが届かないため、これだと1枚1枚セットしていかなければいけません。なんかうまくいく方法はないかなと思っていた時に少し閃きました。洗濯バサミをすごく小さくしたようなクリップで強引に用紙サイズをセットすればいいのではないかと思い、写真のようにクリップをセットしてみました。
実際にプリントしてみると、バッチリという訳にはいきませんでしたが、ある程度情報カードが固定され、目測で真ん中に置いていたよりは楽に印刷出来ます。但し、時々印刷待ちでセットしている情報カードが、印刷中に振動で移動してしまうことがあるので注意して見ていないといけませんが・・・。
また、印刷すると情報カードぎりぎりにテンプレートが印刷されてしまうので、96％くらいにスケールを小さくした方がバランスよく印刷出来るようです。
HipsterPDAの持ち歩きですが、5×3サイズの情報カードなので特に困った事はないのですが、自分の手帳とセットで持ち歩き出来るともっと便利だろうと思い、クオバディスのプレステージの後ろカバーに挟んでいました。
しかし、クオバディスのカバーは隙間の余裕がないので、HipsterPDAの出し入れは結構面倒な作業になっていました。
なにかいいカバーはないかなと探していた所にこれを見付けました。
ほぼ日手帳2007の手帳カバーです。これならプレステージとほぼ同じ大きさ。そして収納機能が多い。このカバーの外側ポケットの大きさはHipsterPDAを入れるのに丁度いい大きさだし、外側であればすぐに出し入れも出来る。
ということで、ネットで注文して手に入れました、ほぼ日手帳のカバー。写真はプレステージに取り付けたものと、HipsterPDAを外側ポケットに入れているものです。
ちょっと手帳がずんぐりとしてしまいましたが、手帳とHipsterPDAを一つに集約出来たので、大変満足しています。
HipsterPDAですが、使い方としては上の方にはメモ用ののカードを持ってきて、すぐにメモが出来るようにしておき（In-Boxの役割）、下の方に「Next Action」や「Project」などの項目ごとのカードを挟んでおくようにと説明がされています。
Introducing the Hipster PDA | 43 Folders
が、「Next Action」や「ToDo」のカードはすぐに目の届くところにあった方がいいです。パッとみれるところ、つまり表紙というか一番上です。でも、メモがすぐ出来るようにメモカードも表紙にあった方がいい。どちらも表紙にあった方がいいのです。
で、私が取っている方法は、表紙には「ToDo」リストを挟み、メモカードは一番下に持ってきて、表裏逆にして挟んでいます。ということは通常は「ToDo」リストが表紙にあって、パッと目に入ってくる。で、メモを取る時はHipsterPDAを引っくり返す。そうすればメモカードが表紙になり、サッと書く事が出来る。あとの「Project」や「Waiting For」リストは意識的に見るので、時間がある時にクリップを外してチェックする。
たいした事はないのですが、なんか便利だなと思ったので、アップしてみました。
私はテンプレートを使っているので、こういうやり方の方が便利なのかもしれません。
GTDの教えでは、やるべきことが一つの行動にまで落とし込まれているものは「Next Action」リストに書き込むようにとなっています。
これは「ToDo」と同じではないかと私は以前思っていたのですが、最近ではちょっと違うなと思い直すようになってきました。
というのも、GTDを実践する中で、大きく週一でレビューを行っています。そうすると「Next Action」リストに書かれる事は次の一週間でやるべき行動が書かれる事になります。そこには緊急度がごちゃまぜになって書かれていく事になってしまいます。となると日々「Next Action」リストを見るたびにその内容の緊急度を考えながら見なくてはいけなくなってしまうので、どれから行動を起こしていくかが分かりにくくなってしまいます。今日やらなければいけなかったことがリストの中で埋もれてしまっていて、出来なかったということが発生してしまいます。
それを回避する為、その日に必ずやらなければいけない内容を別途に作るようにしています。それを「今日やるべきリスト」＝「ToDoリスト」として、「Next Action」リストから書き出しています。「Next Action」リストから「ToDo」リストに書き出す事は実は面倒な作業ではありますが、優先度、緊急度が分かりやすいので、多少我慢して書き出しています。また、その日に出てきた案件で今日中に片付けなければいけないことは「ToDo」リストに追記しています（もちろんその日出てきた案件で2分以内で出来るものはその場で実行してしまいます）。そして、「ToDo」リストに書き出されたものは、必ず今日終わらせるという気持ちで取り掛かっています。まぁ、全部片付けられるというのは滅多にありませんが・・・（苦笑）。
私の「HipsterPDA」です。
HipsterPDAとは、5×3サイズの情報カードをクリップで留めただけのものですが、GTDでいうところの「Next Action」「Project」「連絡待ち(Wainting For)」「いつかやる/たぶんやる（Sometime/Maybe)」の項目別のリストをカードに書き出しておき、常に持ち歩き出来るようにしておくという、GTDツールの一種です。
私はテンプレートにD*I*Y Planner Hipster PDA Edition | D*I*Y Plannerを利用しています。
A4サイズの用紙にプリントアウトして、カッターで切り取って使っています。項目ごとに用紙の色を変えているので項目を見なくても、どの項目の内容かが一瞥出来るので非常に便利です。
この大きさならば手軽に携帯出来るので、非常に使いやすいです。ただ紙面が小さくなってしまうので、大きな文字では書けません。また、書く文字の太さも出来るだけ細い方がたくさんの内容を書けるので、書くペンにはパイロットの「HI-TEC-C」を使っています。これの「coleto」に青と緑の芯を入れ、仕事内容は青、プライベートは緑を使って書くようにして区別しています。
思った以上に使いやすいので非常に気に入っています。
リンク: GTD-HipsterPDA - mobilememobiz - livedoor Wiki（ウィキ）.
GTDを実践するにあたって、A4用紙をリストごとに分けて、パートファイルに入れて使っていると書きましたが、おもしろいものを見付けて、最近それを実践しています。
それは「HipsterPDA」と呼ばれるものです。
これは「Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術」にも出ていたので、ご存知の方も多いと思いますが、こちらのページに詳しく書かれています。
私なりの使い方は後日報告していこうと思います。
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リンク: 目標管理ツール - checkpad.jp.
パソコン上でToDo管理が出来るものとして、「check*pad」が挙げられます。
これはブラウザ上でToDoリストを管理出来るもので、他の人とも共有する事が出来ます。それと携帯からもアクセスが出来るので、外出先からもチェックが出来、とても便利です。しかも無料です。
この「check*pad」を会社のパソコンで使おうと思ったのですが、どうもうまくいきませんでした。項目を追加は出来るのですが、その項目が終わり、チェックを付けると文字化けしてしまうのです。う〜む、と思いましたが、どうもブラウザの方に問題がありそうでした。
というのも、私の会社では一応一人一台の環境はあるのですが、「ノーツ」の使う事が前提となっており、しかもセキュリティ上の問題という事で、ブラウザを使う為にはシステム部に申請しなければいけません。私は「業務上資料検索に必要」ということで申請をしてなんとか通ったのですが、通らなかった人もいるようです。しかもWebメールを使おうとするとロックされていて使う事が出来ません。
なので、IEのバージョンも古いままの状態です。それが文字化けの原因ではないかと思いました。アップグレードしようにもOSにもロックがかかっていて、バージョンアップしようとするとエラーが出てしまいます。そこで、Firefoxをダウンロードしようと思いました。それでもエラーが出たら諦めようと思っていたのですが、うまくダウンロード出来ました。
Firefoxでこの「check*pad」を使ってみると、バッチリうまくいきました！しばらくはこの「check*pad」を使って、使い勝手を見てみようと思います。
Life Hacksを自分も取り入れていこうと思い、先に紹介した「Life Hacks Press」を読んで、GTDを取り入れ始めています。
とにかく頭の中にある「あれしなきゃ、これもしなきゃ」ということを書き出して、それを行うタイミングによってカテゴリに分け、優先順位に沿って実行していこうという、当たり前と言えば当たり前のToDoリストみたいなものなのですが、やってみるとシステマティックのような感じがして結構楽しいです。
ツールとしては、私は紙を中心にしています。会社で使うことが多いA4サイズの紙を使って書き出しています。それらを一つにまとめて持っていた方が効率的なので、パートファイルを使っています。ちょっと大きめなので、バッグに入れると嵩張ってしまいますが、見た目もなかなかいいので気に入っています。
リンク: 欧州文具店 ライツ パートファイル.
GTDという手法はよく「Life Hacks」という言葉と関連付けられます。
「Life Hacks」とは「仕事をシンプルかつ楽しくするような習慣を生み出そう」という考え方が根底にあり、仕事や生活全般に通ずるシンプルな手法を考え続け、実行していこうという習慣のことです。
やはり中心は日々洪水のように降り掛かってくる仕事を効率的にこなしていく為の手法が中心になってくるのですが、その方法がいろいろ書かれているのが本書です。
字も大きく、分かりやすく書かれているので、思ったより早く簡単に読めました。
| IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣 | |
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最近、凝っている「GTD」についての本です。
インターネットでも調べれば大体分かりますが、やはり手元に本があった方が便利です。
これを読めば、ほぼGTDってどうすれば？というのが解決です。
でも、GTDって結構考えれば当たり前だよねってことが多いので、読む人によっては全然役に立たないと思われるかもしれませんが・・・。
| Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~ | |
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リンク: TAKE4@IDEANOTE: GTD ノート&Post-it活用編.
ブログを巡回していたら、このような内容に出会いました。
最初は文房具の使い方の内容かなと思って読んでいたので、GTD？なんじゃそりゃ？という印象でしたが、「シンプル」かつ「道具を選ばない」方法で頭の中にある「気になることすべて」を掃き出して整理し，「ストレスのない仕事」を実現する方法らしいです。
ううむ、何か気になる。いつも仕事でパンクしそうになっている私には・・・。
本屋に寄った時に気をつけて探してみようと思います。
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